Văn Phòng Trọn Gói Tầng 9 Gems Empire Tower: Hành Trình Từ Khảo Sát Đến Bàn Giao

Gems Managed Office tại tầng 9 Gems Empire Tower (201 Trường Chinh, Hà Nội) là nơi Soonest Express (Việt Nam) — văn phòng đại diện tại Việt Nam của tập đoàn logistics – chuyển phát quốc tế Soonest Express — đặt trụ sở hoạt động. Hành trình đưa không gian văn phòng trọn gói này vào vận hành là một ví dụ điển hình cho quy trình phối hợp giữa đội ngũ quản lý vận hành tòa nhà và khách thuê, trải qua đủ các bước từ khảo sát ban đầu đến nghiệm thu và bàn giao hoàn chỉnh.

Khách hàng là ai

Soonest Express là tập đoàn logistics – chuyển phát quốc tế có bề dày hoạt động từ năm 1984, khởi đầu là đơn vị khai báo hải quan hàng không tại Đài Loan trước khi mở rộng thành mạng lưới forwarder toàn cầu. Công ty cung cấp dịch vụ khai báo hải quan hàng không, vận chuyển hàng không – hàng biển quốc tế và gom hàng, phục vụ nhiều khách hàng lớn trong lĩnh vực điện tử như ASUS, HTC, Acer. Công ty TNHH Soonest Express (Vietnam) là văn phòng đại diện của tập đoàn tại Việt Nam, đặt tại tầng 9 Gems Empire Tower, đảm nhận vai trò điều phối vận chuyển và kết nối với mạng lưới chi nhánh quốc tế.

Vì sao là tầng 9, Gems Empire Tower – 201 Trường Chinh

Gems Empire Tower tọa lạc tại 201 Trường Chinh, cách Ngã Tư Sở khoảng 200m, kết nối nhanh đến khu vực trung tâm và các tuyến giao thông chính của Hà Nội. Tòa nhà hạng B+, quy mô 9 tầng nổi + 2 tầng hầm, tổng diện tích sàn khoảng 20.000 m², hoàn thiện và đi vào hoạt động từ tháng 10/2024, từng đạt tỷ lệ lấp đầy gần 90% ngay trước ngày khai trương. Thiết kế không cột tối ưu diện tích sử dụng, kính low-E tiết kiệm năng lượng, hệ thống thang máy tốc độ cao, chứng chỉ công trình xanh EDGE, điều hòa VRV và an ninh 24/7 — những yếu tố phù hợp với yêu cầu của một văn phòng điều phối vận hành cần hạ tầng ổn định. Dịch vụ quản lý vận hành của tòa nhà đảm nhận toàn bộ quy trình từ khảo sát, thi công hoàn thiện đến bàn giao, giúp khách thuê tập trung nguồn lực vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Những ưu điểm mà dịch vụ Gems Managed Office mang lại

Lý do khách thuê yên tâm giao toàn bộ quá trình từ khảo sát đến bàn giao cho đội ngũ Gems Managed Office nằm ở chính mô hình dịch vụ — không chỉ cho thuê mặt bằng mà còn vận hành toàn diện:

• Một mức giá, nhiều dịch vụ đi kèm: chỉ với một khoản phí hàng tháng, khách thuê được sử dụng mặt bằng đã hoàn thiện nội thất, lễ tân, an ninh, tạp vụ, internet tốc độ cao và phòng họp chung, không phát sinh nhiều hoá đơn rời rạc như mô hình thuê văn phòng truyền thống.
• Tiết kiệm chi phí vận hành: trên thực tế đã có trường hợp khách thuê giảm chi phí hàng tháng từ khoảng 45 triệu đồng xuống còn khoảng 22 triệu đồng khi chuyển sang mô hình văn phòng trọn gói, nhờ loại bỏ các khoản chi phí ẩn.
• Vận hành linh hoạt, không phải lo hạ tầng: đội ngũ Gems Managed Office đảm nhiệm toàn bộ bảo trì, tiện ích và nhân sự vận hành, giúp khách thuê — đặc biệt là văn phòng điều phối như trường hợp này — tập trung nguồn lực vào hoạt động kinh doanh cốt lõi thay vì quản lý cơ sở vật chất.
• Khả năng mở rộng trong cùng hệ thống: khi quy mô nhân sự tăng, khách thuê có thể nâng cấp sang diện tích lớn hơn ngay trong hệ thống tòa nhà của Gems Office mà không cần chuyển địa điểm, giảm thiểu gián đoạn hoạt động.
• Quy trình bàn giao kiểm soát chẵt chẽ: như mô tả ở các giai đoạn bên dưới, mặt bằng được khảo sát, thi công và nghiệm thu kỹ thuật đầy đủ trước khi bàn giao, đảm bảo khách thuê nhận không gian đã được kiểm soát chất lượng chứ không phải mặt bằng thô.
• Vị trí chiến lược: các tòa nhà trong hệ thống Gems Office, bao gồm Gems Empire Tower, đều nằm ở khu vực giao thông thuận tiện, phù hợp làm địa chỉ đăng ký kinh doanh và dễ tiếp cận với đối tác, khách hàng.

Với đặc thù ngành logistics cần hạ tầng ổn định và vận hành liên tục, những ưu điểm này giúp khách thuê giảm đáng kể gánh nặng vận hành văn phòng, tập trung nguồn lực cho hoạt động điều phối vận chuyển và chăm sóc khách hàng.

Giai đoạn 1 – Khảo sát mặt bằng và nhu cầu sử dụng

Trước khi ký kết, đội ngũ quản lý vận hành tòa nhà tiến hành khảo sát thực tế tầng 9 cùng đại diện khách thuê để ghi nhận hiện trạng mặt bằng, hệ thống điện – nước – điều hòa – mạng, và đối chiếu với nhu cầu sử dụng đặc thù của ngành logistics: số lượng nhân sự điều phối, khu vực làm việc nhóm, phòng họp làm việc với đối tác/hãng vận chuyển, và yêu cầu về đường truyền dữ liệu ổn định để theo dõi lô hàng xuyên suốt. Từ buổi khảo sát, hai bên thống nhất sơ bộ diện tích thuê, bố trí mặt bằng (layout) và danh mục hạng mục cần hoàn thiện thêm trước khi bàn giao.

Giai đoạn 2 – Tư vấn phương án và thi công hoàn thiện

Dựa trên kết quả khảo sát, đội ngũ kỹ thuật lên phương án bố trí không gian làm việc cho tầng 9, bao gồm khu vực làm việc tập trung, phòng họp, khu vực tiếp khách và hệ thống hạ tầng mạng đảm bảo đường truyền ổn định. Sau khi khách thuê duyệt phương án, đội thi công triển khai hoàn thiện nội thất, hệ thống điện – chiếu sáng – mạng và các hạng mục kỹ thuật bổ sung theo đúng tiến độ cam kết, song song với việc cập nhật tiến độ định kỳ cho khách hàng để kịp thời điều chỉnh nếu phát sinh yêu cầu mới.

Giai đoạn 3 – Nghiệm thu kỹ thuật trước bàn giao

Trước khi đưa vào sử dụng, mặt bằng tầng 9 được nghiệm thu toàn diện với sự tham gia của cả hai bên, tập trung vào các hạng mục:

• Hệ thống điện, chiếu sáng và ổ cắm đạt chuẩn an toàn
• Hệ thống điều hòa, thông gió hoạt động ổn định
• Hệ thống mạng, đường truyền internet và viễn thông được kiểm tra tốc độ và độ ổn định
• Hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an ninh đạt chuẩn theo quy định tòa nhà
• Hoàn thiện nội thất, vệ sinh tổng thể và kiểm tra thẩm mỹ không gian theo đúng bản vẽ đã duyệt

Mọi sai lệch phát sinh trong quá trình nghiệm thu được lập biên bản và xử lý trước khi ký xác nhận hoàn thiện.

Giai đoạn 4 – Bàn giao và đưa vào sử dụng

Sau khi nghiệm thu đạt yêu cầu, đội ngũ quản lý vận hành bàn giao chính thức mặt bằng tầng 9 cho khách thuê cùng hồ sơ bàn giao (biên bản nghiệm thu, sơ đồ hệ thống điện – mạng, thông tin liên hệ hỗ trợ kỹ thuật). Đội ngũ vận hành tòa nhà tiếp tục đồng hành trong giai đoạn đầu đưa vào sử dụng để xử lý nhanh các phát sinh vận hành (nếu có), đảm bảo nhân sự của khách thuê có thể làm việc ổn định ngay từ những ngày đầu tiên tại văn phòng mới.

Quy trình từ khảo sát đến bàn giao giúp khách thuê có một không gian làm việc tại tầng 9 Gems Empire Tower đáp ứng đúng nhu cầu vận hành, được kiểm soát chặt chẽ về kỹ thuật trước khi đưa vào sử dụng, thể hiện năng lực của dịch vụ quản lý vận hành trong việc đồng hành cùng khách thuê doanh nghiệp quốc tế.